MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Công việc hệ thống

- Tham gia xây dựng hệ thống văn bản, quy trình, quy định, hướng dẫn công việc theo phân công của bộ phận.

- Tham gia xây dựng biểu mẫu báo cáo trong mảng công việc được giao.

2. Công tác chuyên môn

2.1. Tiếp nhận hồ sơ cư dân và quản lý thi công căn hộ:

- Tiếp nhận thông tin cư dân mới sau bàn giao: khai báo thông tin nhân khẩu, cấp thẻ thang, thẻ gửi xe...theo quy định đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin.

- Hướng dẫn cư dân thực hiện các thủ tục đăng ký thi công căn hộ. Tiếp nhận bộ hồ sơ đăng ký thi công hoàn thiện từ cư dân. Triển khai đánh giá, thẩm định sơ bộ và chuyển tiếp các phỏng ban chuyên môn cho ý kiến thẩm định và trình lãnh đạo để xin phê duyệt.

- Trực tiếp và phối hợp với các phòng ban chuyên môn giám sát việc thi công của căn hộ. Đánh giá tính tuân thủ theo bản duyệt về: thiết kế, biện pháp thi công, nội quy thi công..., lập Biên bản ghi nhận các lỗi vi phạm trong quá trình triển khai, làm việc với cư dân & nhà thầu để khắc phục lỗi theo thời hạn quy định.

2.2. CSKH & giải quyết khiếu nại:

- Tiếp nhận các ý kiến phản ánh, đề xuất từ cư dân về chất lượng dịch vụ; giải đáp thắc mắc và xử lý các vướng mắc trong phạm vi và thẩm quyền theo quy định; báo cáo tới Lãnh đạo, trao đổi với các bộ phận liên quan để tìm giải pháp, nội dung phản hồi cho khách hàng đối với các ý kiến/đề xuất vượt ngoài phạm vi, thẩm quyền của bộ phận.

- Soạn thảo từ các nội dung tin nhắn, email, công văn trả lời khiếu nại gửi cư dân, Ban quản trị, cơ quan chức năng, trình lãnh đạo phê duyệt (nếu cần).

- Thực hiện công tác chuẩn bị, chịu trách nhiệm công tác hậu cần, hành chính cho các cuộc hợp cư dân, Ban đại diện (trong thời gian Ban quản trị chưa thành lập), Ban quản trị, Hội nghị nhà chung cư, các sự kiện khác của cư dân (trung thu, Tết thiếu nhi, Noel, Tết Dương Lịch, Âm Lịch...).

- Đề xuất, triển khai các chương trình chăm sóc cư dân, trang trí tòa nhà dịp lễ, tết, sự kiện...

- Triển khai các chương trình khảo sát chất lượng dịch vụ, khảo sát ý kiến cư dân đối với các vấn đề liên quan tại tòa nhà.

2.3. Quản lý công nợ

- Tra cứu công nợ của cư dân, thực hiện thu tiền tại quầy, giải đáp các thắc mắc đơn giản về công nợ (các trường hợp phúc tạp, trao đổi với kế toán để có câu trả lời kịp thời cho cư dân).

- Rà soát công nợ dịch vụ hàng tháng, thực hiện nhắc nợ, thông báo tạm ngừng dịch vụ đối với các trường hợp nợ quá hạn, nợ xấu; đầu mối gửi danh sách ngừng dịch vụ cho các bộ phận liên quan để thực hiện ngừng dịch vụ.

3. Công việc khác

- Đề xuất KPIs và tự đánh giá báo cáo kết quả công việc định kỳ trình Lãnh đạo.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo có thẩm quyền.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

- Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng trở lên.

- Có kỹ năng giao tiếp, diễn đạt tốt. Có khả năng giải quyết tình huống tốt;

- Thành thạo MS Office (Word, Excel, Power Point...)

- Trung thực, thận trọng. Có sức khỏe đảm bảo công tác tốt và ý thức gắn bó xây dựng công ty lâu dài.

- Có kinh nghiệm ít nhất 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

- Có kỹ năng giao tiếp, diễn đạt tốt. Có khả năng giải quyết tình huống tốt;

- Độ tuổi: đối với nữ 25 - 40 tuổi.

- Chiều cao:1m60 trở lên.

- Hình thức ưa nhìn, không có hình xăm lớn ở các vị trí lộ trên cơ thể.

- Không có tiền án, tiền sự, không sử dụng các chất gây nghiện theo quy định cấm của luật pháp.